役員と社内外のステークホルダーとの間に立ち、
両者をつないでいく。

私は今、経営サポート部役員秘書チームに所属しています。COOの瀬名波さんと日本国外にいるRony Kahanのサポートを担当しています。秘書業務というと、スケジュール管理や各方面からの問合せ、メール・文書への対応、社外の方とのアポイントに向けた情報収集など、いわゆる一般の秘書業務をイメージされる方も多いと思いますが、当社における秘書業務はそれだけにとどまりません。たとえば、各役員のGlobal Opportunityへの参加を積極的に推進するため、PR部門と協働しながらプロジェクトを進めています。先日、CEOの出木場さんが世界経済フォーラム（ダボス会議）のセッションに参加されました。そういったイベントの場を活用していかにリクルートホールディングスをブランディングできるか、誰と挨拶をしてネットワークを構築できると今後の事業の発展に貢献できるかなど、戦略的な対外コミュニケーションの設計・実行にも積極的に関わっています。

一方で、私たちは役員の配下にある各組織・メンバー一人ひとりとの橋渡しをする役割も担っています。多忙を極める役員の皆さんがより良い意思決定をできる環境を整えていく上では、現場の情報がリアルタイムでありのままに届けられる状況を作ることが大切ですし、役員の考えやメッセージを的確に届けられる関係性をメンバーの皆さんと築くことも重要になります。役員と社内外のステークホルダーとの間に立ち、高い倫理観と業務品質を保ちながら、両者をつなげていく役割を担っていくのが役員秘書の仕事なのです。

グローバル企業の役員は、世界中を飛び回りながら多岐にわたる重要な案件の意思決定を行っています。彼らの良質な意思決定を支える役員秘書には、適度に休暇も取っていただけるようにスケジュールをうまく管理しながら、各方面から届く様々な依頼について優先順位を明確にして取り次ぎ、必要な情報を的確にインプットすることが求められます。そのためには、担当する役員の考え方や関心事を深く理解することが欠かせません。定期的なミーティングやチャットなどを通じて緊密にコミュニケーションを取り、常に最新の状況をキャッチアップするように努めています。役員の皆さんはフランクに何でも話してくださるので、その会話の中からヒントを探して、考えておられることを察知しながら対応できるように心掛けています。

秘書に対しても「どう思う？」と問いかける
独特な企業文化。

私は元々営業としてキャリアをスタートしたのですが、思いがけずエグゼクティブアシスタントという仕事に携わる機会があり、担当する役員や配下のメンバーの方々、さらにはお客様など、様々な人と関わることができるこの仕事が好きになりました。秘書の仕事は、事業やサービスとダイレクトにつながるわけではありませんし、褒められることも少ないですが、微力ながら事業の成長や社会貢献の一助になれていると感じられた時、チームの一員として大きなやりがいを得られる仕事だと思っています。

また、経営者と同じ視点でビジネス全体を俯瞰して見てみると、サービスラインの見え方も営業現場にいた時とはまったく異なっていて、自分の業務に対する意識も自然と変わっていきました。いずれは「Chief of Staff」と呼ばれる経営者の右腕となって動ける人になりたいです。そのために、経営戦略や数字に触れることができる環境、プロジェクトマネジメントを経験できる会社・ポジションを選んできました。そして、これまでの経験がより大きな組織、グローバルな環境でも通用するのかチャレンジしてみたいと考え、入社したのです。実際に入社してみて、従業員一人ひとりがアントレプレナーシップを持っているという点は本当に特徴的だと思います。職種や役職に関係なく、全員が「事業をより良くするために」「もっと社会に貢献するために」と考えて行動している、とても魅力的な会社だと思います。また、「どうせやるなら、楽しんだもの勝ちでしょ」というポジティブな考え方がカルチャーとして根付いていますね。特に役員秘書をしていると強く感じます。というのも、誰よりも経営陣が楽しそうに仕事をしているんですよ。だからこそ、メンバー全員が仕事を楽しめるのではないでしょうか。

その中でも最も驚いたのは、役員から「どうしたらいいと思う？」と意見を聞かれる場面がとても多いということです。一般的によく言われるリクルートの特徴として「あなたはどうしたい？」という言葉が紹介されますが、秘書の仕事も例外ではないのです。ですから、指示を待って動く受け身の姿勢ではやっていけません。一つひとつの仕事に対して、常に自分なりの考えを持って取り組むように心掛けています。もちろん緊張感はありますが、言われたことだけを機械的にこなすのではなく、自分の考えが反映されて形になり、物事がスムーズに運ぶといった結果につながっていくところが、とてもおもしろいと感じています。

経営をチームで支える、オープンでフラットなチーム。
多くの秘書組織を経験したからこそ感じる、
圧倒的な働きやすさ。

私はこれまで、日系企業・外資企業・ベンチャー・大企業と様々な会社で5か国12名の役員と仕事をさせていただきましたが、現在は、これまでの会社とはまったく異なる体制のもとで仕事をしています。通常、秘書の仕事は役員と1対1であることがほとんどだと思いますが、ここでは「役員秘書チーム」という名の通り、秘書同士が連携してサポーティブに機能するチーム制で運営されているのです。

そのベースには、業務を属人化させず、誰が担当しても同じ水準で役員をサポートできるようにするという考え方があります。それぞれが業務を通じて得た情報をチームで共有しながら「組織知化」にも積極的に取り組んでいますし、状況に応じて担当役員の変更も比較的柔軟に行える組織です。担当する役員が変われば、当然その配下にある組織も変わりますから、様々な部署とのコネクションを作ることができ、会社や事業に対する理解も深まります。また、情報共有やプロジェクトを通じて他の秘書の皆さんがどのように対応しているのかを学ぶこともでき、何か困ったことがあればすぐに相談できる関係性の良いチームです。オープンでフラットですし、チームメンバーの仲が良く、とても働きやすい職場だと思いますよ。複数の秘書組織で勤務をしてきたので、そこはとても強く感じています。

今や、リクルートグループの事業は世界中に展開されており、各事業の経営陣をサポートする秘書もまた世界中に在籍しています。現在も主に日本国内で事業を展開している株式会社リクルートの秘書チームとは情報共有を行う「よもやま会」を実施しているのですが、今後はグループ全体の秘書が集まって情報共有を行う場を作るなど、ネットワークをグローバルに広げていきたいですね。そして、国境を越えて互いに切磋琢磨しながら、グループ全体の経営の意思決定を支えていけたらと思っています。日々さまざまな経験ができるチャレンジングな仕事が待っていますので、緊張感もあり、大変なことも多いですが、常に変化する環境を楽しめる方に仲間になっていただけると嬉しいですね。一緒により魅力的なチームを作っていけることを楽しみにしています。